OWIS Cloud
Upravljanje dokumentima
kroz cijeli tok kancelarijskog poslovanja
Osnovne karakteristike usluge OWIS Cloud
Usluga podrazumijeva ponudu OWIS sistema kao DMS (Document Management System) i omogućena je u vidu osnovne usluge postojećim korisnicima (kategorije pravno lice) usluga BH Telecoma ili za nove poslovne korisnike koji u tu svrhu zaključe ugovorni odnos sa BH Telecomom, javne i privatne kompanije: male, srednje i velike kompanije.
Ova usluga sastoji se od ponude u vidu osnovnog paketa OWIS Cloud, te seta sljedećih dodatnih usluga koje bi se korisnicima pružale na njihov zahtjev: Dodatni prostor za pohranjivanje podataka: 1GB; Consulting/Service desk u domenu upravljanja poslovnim procesima i Izrada Back up na korisnički prenosni medij.
Pogledajte korisničko uputstvo.
- kontrola nad dešavanjima u procesima u organizaciji – podrazumijeva mogućnost da procesi u organizaciji budu jasno i precizno definisani
- definisanje odgovornosti – mogućnost za davanje jasnih zaduženja učesnicima u procesu što dovodi do smanjenja difuzije odgovornosti između uposlenika kompanije tj. učesnika u procesu
- praćenje procesa – mogućnost praćenja svakog dijela procesa u poslovanju organizacije
- dostupnost aplikacije – mogućnost udaljenog pristupa OWIS-u u bilo kojem trenutku
- kontrola pristupa – mogućnost pristupa OWIS-u samo od strane ovlaštenih osoba korištenjem svojih pristpnih podataka
- informaciona integrisanost – mogućnost da svi podaci koji se koriste u organizaciji budu pohranjeni na jednom mjestu
- integracija sa drugim softverskim rješenjima – mogućnost integracije OWIS sa drugim softverskim rješenjima koji se koriste u kompaniji
Preduslovi za korištenje usluge:
- Internet konekcija: OWIS sistem nije zahtjevan po pitanju brzine internet konekcije, te se kompletan rad može neometano odvijati putem osnovnog xDSL paketa BH Telecoma pristupne brzine 5Mbps/512kbps.
- potreban kapacitet prostora za pohranu podataka: Zahtjevi za pohranu podataka ovise od količine podataka koju korisnik uploaduje u sistem, tj. od veličine dokumenata koji budu pohranjivani u Dokument Menadžment Sistem. Aplikacija OWIS svojom veličinom ne prelazi 100 MB.
- Budući da OWIS predstavlja web aplikaciju, nije potrebna instalacija iste na računaru korisnika.
- Na osnovu pristupa korisnik će imati mogućnost pregleda započetih procesa i dokumenata na koje ima pravo, izvršavanje pojedinih koraka u životnom ciklusu procedure i dokumenata koje su njemu proslijeđeni kao i mogućnost mijenjanja verzije dokumenta. Sistem posjeduje mehanizam za pravljenje korisničkih grupa i dodjeljivanje odgovarajućih rola u sistemu na osnovu kojih je moguće pristupiti određenim segmentima sistema.
Zahtjev za aktivaciju / deaktivaciju usluge OWIS Cloud, korisnici mogu podnijeti:
- putem fax-a, zahtjev treba da bude ispisan na memorandumu sa pečatom i potpisom ovlaštene osobe (broj faxa: 1425),
- putem maila, skeniran zahtjev ispisan na memorandumu sa pečatom i potpisom ovlaštene osobe (mail adresa: npr. sarajevo@bhtelecom.ba),
- slanjem putem regularne pošte,
- dostavljanjem zahtjeva preko MVK-ova,
- na šalteru BH Telecoma.
Usluga se sastoji iz osnovnog paketa i dodatnih usluga.
Osnovna implementacija koja je za korisnike besplatna podrazumijeva:
Osposobljavanje sistema na način da korisnicima omogući funkcionalnosti u sklopu upravljanja ulaznom poštom i upravljanja ulaznim fakturama, što su dva osnovna procesa uključena u paket. Većina informacija će biti prikupljena putem upitnika, kroz aplikaciju, no nije isključeno kontaktiranje korisnika u cilju prikupljanja dodatnih informacija. Aktivnosti koje su uključene u osnovnu cijenu mogu biti:
- prikupljanje informacija o korisnicima sistema i njihovim pozicijama,
- konfigurisanje korisnika za rad sa aplikacijom,
- dostavljanje korisničkih uputstava za rad sa sistemom,
- sve ostale potrebne aktivnosti da se sistem osposobi za rad u domenu dva poslovna procesa koji su predkonfigurisani.
Osnovni paket usluge aktivira se na osnovu zahtjeva. Unutar paketa aktivirani su osnovni moduli koje korisnik može odmah koristiti, dok će se aktivacija dodatnih modula potrebnih za poslovni izvršiti tek na zahtjev korisnika.
Osnovni moduli aktivirani u paketu:
- Modul predmeti – modul sa automatski definisanim procesom: obrada ulazne i izlazne pošte kroz predmete
- Dodatne opcije u sklopu modula predmeti: a) dodatna polja za unos zahtijevana zakonskim okvirom, b) omogućavanje štampanja pisanih tragova propisanih zakonom: košuljice, djelovodne knjige, prijemnice, otpremnice i sl.
Osnovna obuka za korisnike aplikacije OWIS Cloud – podrazumijeva isporuku tekstualnih i video materijala kojima se opisuje rad na sistemu, uz sistem za interaktivnu pomoć prilikom rada sa sistemom.Dodatni moduli koji se po potrebi mogu aktivirati na zahtjev korisnika:
- Modul Upravljanje dokumentima
- Modul Izvještavanje i pretraga
- Kalendarski modul
- Portal modul
Dodatni moduli sadržani u osnovnom paketu, bit će u skladu sa poslovnim potrebama korisnika naknadno aktivirani na njegov zahtjev.
Dodatne usluge koje se dodjeljuju na zahtjev korisnika osnovnog paketa su:
- Dodatni prostor za pohranjivanje podataka: 1GB – 6,83 KM
- Consulting/Service desk u domenu upravljanja poslovnim procesima – 128,70KM
- Izrada Back up na korisnički prenosni medij – 70,20 KM
Korisnik ima mogućnost da, po dostizanju/iskorištenju dodjeljenog prostora unutar osnovnog paketa, dokupi dodatni prostor za pohranjivanje podataka od po 1 GB, a naplata će se izvršiti u skladu sa definisanom cijenom za ovu stavku.
Često postavljena pitanja
Nemam pristup internetu. Kako da izvršim potrebne akcije?
Za korištenje OWIS sistema je potrebna internet konekcija i nije moguće pristupiti sistemu niti na jedan drugi način.
Nisam za svojim računarom na radnom mjestu. Kako pristupiti sistemu?
OWIS je web aplikacija i kao takva je dostupna sa bilo kojeg računara ili smart telefona. Sve što je potrebno za pristup je internet konekcija i internet preglednik.
Kako promijeniti lozinku?
Vašu lozinku možete promijeniti u svakom trenutku uz nekoliko jednostavnih koraka:
- Klikom na Vaše ime u gornjem desnom uglu, zatim odaberite opciju „Promijeni postavke“.
- Nakon otvaranja nove stranice odaberite modul „Promijeni šifru“.
- U odgovarajuća polja upišite Vašu staru i novu lozinku (dva puta) i klikom na dugme „Ažuriraj“ izvršavate izmjenu.
Zaboravio/la sam lozinku. Kako je resetovati?
Ukoliko se ne možete sjetiti lozinke, potrebno je da se javite svom administratoru, koji će Vam izvršiti resetovanje lozinke.
Kako uključiti/isključiti e-mail notifikacije?
Za izmjenu svih vrsta notifikacija potrebni su sljedeći koraci:
- Klikom na Vaše ime u gornjem desnom uglu, zatim odaberite opciju „Promijeni postavke“.
- Nakon otvaranja nove stranice odaberite modul „Postavke obavijesti“.
- U prozoru „Opis“ izlistaće se sve obavijesti unutar sistema. Željenu obavijest možete promijeniti klikom na ikonu otvarate prozorčić „Uredi postavke“. Klikom na polje „Vrijednost“ mijenjate željenu postavku.
- Da biste spasili postavku morate kliknuti na dugme „Pohrani promjene“.
Kako pronaći predmet?
Pretragu možete izvršiti na dva načina.
Brza pretraga predmeta u modulu „Predmeti“, koja se nalazi unutar prozora. U polje „Pretraga „ možete upisati broj predmeta, naziv, klasifikaciju, status, opis i td., nakon čega će se u istom prozoru izlistati svi traženi predmeti.
Napomena: Predmeti se traže samo unutar one kategorije predmeta u kojoj se trenutno nalaze. Pobrinite se da se nalazite u ispravnoj kategoriji prije pretrage.
Drugi način pretrage je napredna pretraga. Detaljna uputstva za naprednu pretragu imate unutar dokumenta „Opis rada u sistemu za upravljanje dokumentima i procesima u sistemu OWIS“, poglavlje „2.3 Napredna pretraga i izvještavanje“.
Kako pronaći posljednju akciju?
Posljednju akciju možete pronaći na dva načina:
- Ispred naziva akcije otvorite sivi trokutić i uđite u pod procedure (ako postoje)
- U prozoru „Workflow info“ pritisnete slovo i koje se nalazi pored nazive akcije. Na taj način otvarate posljednju akciju.
Koja je razlika između zelenog i crvenog plusa na akciji?
Ne postoji razlika. Ikona plusa označava potrebu da korisnik izvrši zadatak u jednoj akciji bez obzira na nivo akcije.
Predmet čeka na moju akciju, a ne vidim plus?
Ikona plus se nalazi unutar akcije. Da biste vidjeli željenu akciju, potrebno je označiti predmet i u dnu ekrana pronaći akciju unutar koju trebate izvršiti.
Akcija je izvršena, zašto se predmet još uvijek nalazi u kategoriji „Predmeti koju čekaju na moju akciju“?
Najčešće u ovom slučaju postoji više akcija koje morate izvršiti unutar jednog predmeta, da bi se on proslijedio drugom korisniku na izvršavanje.
Napomena: Ukoliko ste sigurni da ste sve akcije izvršili, a predmet se još uvijek nalazi u toj kategoriji, potrebno je kontaktirati administratora.
Pretraga mi ne izbacuje željene rezultate?
Prilikom pretrage potrebno je obratiti pažnju da li izvršavate pretragu unutar prozora „Predmeti“, unutar koje se pretraga izvršava samo po osnovnim kolonama ( „Broj predmeta“, „Naziv“, „Klasifikacija i td.) ili je u pitanju napredna pretraga u kojoj možete tražiti tip sadržaja (akcije, dokumenti, korisnici i slično). Unutar osnovne pretrage je potrebno obratiti pažnju i na kategorije predmeta, jer se pretraga vrši samo po toj klasifikaciji. U tom slučaju savjetujemo da pretragu vršite unutar kategorije „Svi predmeti“. Ukoliko još uvijek niste u mogućnosti da pronađete željeni predmet, obratite se administratoru.
Kako sortirati po bilo kojoj koloni u modulu „Predmeti“?
Sortiranje po kolonama u modulu „Predmeti“ nije moguće. Ukoliko tražite određeni predmet, savjetujemo vam da koristite pretragu.
Šta uraditi u slučaju pogreške?
U slučaju pogreške pri upisivanju podataka ili prilaganju dokumenta, Vašu (i samo Vašu) akciju možete izbrisati i ponoviti sve dok se iduća akcija nije izvršila. U tom slučaju je potrebno izbrisati i tu iduću akciju.
Kako izmijeniti predmet? (Protokol)
U prozoru „Predmeti“ klikom na ikonu otvarate prozor „Podaci o predmetu“. Nakon toga je potrebno kliknuti dugme „Izmijeni“. Nakon željenih izmjena, da biste spasili svoje promjene, potrebno je kliknuti na dugme „Pohrani promjene“.
Šta uraditi u slučaju planiranog odsustva?
U slučaju planiranog odsustva (godišnji odmor, poslovni put i td.) potrebno je izvršiti prenos prava. Prava prenosite na drugu osobu na sljedeći način:
- Klikom na Vaše ime u gornjem desnom uglu, zatim odaberite opciju „Promijeni postavke“
- U novoj stranici odaberite modul „Prenos prava“
- Klikom na ikonu otvarate prozor „Podaci o prenesenim pravima“
- U polja upisujete vrijeme odsustva ( datum od i do) i korisnika kojem prenosite prava
- Klikom na dugme „Dodaj“ spašavate izmjenu
Šta uraditi u slučaju neplaniranog odsustva?
Ukoliko ste zbog nepredvidive situacije izostali sa posla, bez mogućnosti pristupa „Owis“ sistemu, potrebno je da se javite Vašem administratoru koji će izvršiti prenos prava.